Każda sprzedaż towaru musi zostać udokumentowana poprzez sporządzenie dokumentu, jakim jest faktura VAT. Okazuje się jednak, ze nie tylko przedsiębiorca może wystawić tego typu dokument. Może wystawić ją także osoba fizyczna, która ma taką możliwość, oraz która sprzedaje towar lub usługę. Fakturowanie zwane jest też, jako wystawianie faktury, co oznacza wykonanie szeregu czynności, wpisania wszystkich niezbędnych elementów, oraz kwot, po to, aby była ona pełno wartościowa. Bardzo często okazuje się, ze urzędnicy nie chcą przyjmować faktury VAT, która nie jest zaopatrzona w podpis podatnika.
Jednakże obecnie normują tą zasadę przepisy polskie oraz prawo unijne. Z tego też względu istnieją zmiany, w obliczu, których nieopatrzona w podpis i pieczęć faktura staje się w pełni ważna. Podatek VAT jest podatkiem zharmonizowanym w ramach Unii Europejskiej to zaś oznacza, że Polska musi dopasować swe przepisy do prawa unijnego, w którym nie ma żadnej wskazówki dotyczącej traktowania faktury nie zawierającej podpisu.